O cenário empresarial contemporâneo está imerso em uma transição fundamental, movendo-se da automação de tarefas isoladas para a hiperautomação de processos de ponta a ponta. A simples automação de processos robóticos (RPA), embora eficaz em ambientes estruturados, encontra uma barreira intransponível diante do dilúvio de dados que define as operações modernas. Estima-se que aproximadamente 80% de todos os dados corporativos residem em formatos não estruturados ou semiestruturados — e-mails, contratos em PDF, imagens de faturas, relatórios médicos, entre outros. Esses dados, vitais para a tomada de decisão e a execução de processos, permanecem inacessíveis para os robôs de RPA tradicionais, que dependem de informações organizadas e previsíveis.
É precisamente essa lacuna que o Processamento Inteligente de Documentos (IDP) se propõe a preencher. O IDP não é meramente uma evolução do Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR); é uma tecnologia transformadora que utiliza Inteligência Artificial (IA), Machine Learning (ML) e Processamento de Linguagem Natural (NLP) para converter o caos dos dados não estruturados em ativos digitais limpos, estruturados e acionáveis. Ele funciona como a ponte cognitiva que permite à automação compreender e interagir com o mundo real dos documentos de negócios.
A combinação de Processamento Inteligente de Documentos (IDP) e Automação de Processos Robóticos (RPA) não representa apenas uma melhoria incremental, mas sim uma mudança fundamental na forma como as organizações podem conceber e executar a automação. Juntas, essas tecnologias criam um ciclo virtuoso de compreensão e ação, permitindo a automação de processos de negócio complexos que antes eram considerados exclusivos do domínio humano.
É crucial entender que IDP e RPA não são tecnologias concorrentes; são fundamentalmente complementares, cada uma resolvendo uma parte distinta do quebra-cabeça da automação.
O RPA é o executor de tarefas digitais. Um robô de RPA é um software projetado para imitar as ações humanas na interação com interfaces de usuário de sistemas digitais. Ele é extremamente eficiente em tarefas repetitivas e baseadas em regras, como fazer login em sistemas, copiar e colar dados entre planilhas e aplicativos, preencher formulários e clicar em botões. A força do RPA reside em sua capacidade de executar processos bem definidos com velocidade e precisão sobre-humanas. No entanto, sua principal limitação é a incapacidade de lidar com variabilidade e dados não estruturados. Um robô de RPA não consegue "ler" um PDF para encontrar o valor de uma fatura se esse valor não estiver sempre no mesmo lugar ou em um formato padronizado.
O IDP é o tradutor inteligente. Ele atua como a camada cognitiva que precede a ação do RPA. A função do IDP é pegar a massa de informações não estruturadas e semiestruturadas contidas em documentos e "traduzi-las" para o formato limpo, estruturado e previsível que os robôs de RPA exigem para operar. Ele preenche a lacuna entre o mundo caótico dos documentos e o mundo ordenado dos processos digitais.
A sinergia entre as duas tecnologias é o que possibilita a verdadeira automação de ponta a ponta (end-to-end). Em um processo de contas a pagar, por exemplo, o IDP recebe uma fatura por e-mail, classifica-a, extrai os dados relevantes (fornecedor, valor, data de vencimento) e os valida. Em seguida, ele passa esses dados estruturados para um robô de RPA. O robô, por sua vez, utiliza essas informações para fazer login no sistema ERP, inserir os dados da fatura, agendar o pagamento e arquivar o documento, tudo sem qualquer intervenção humana. Sem o IDP, esse processo seria interrompido no início, exigindo que uma pessoa lesse a fatura e digitasse os dados manualmente para que o robô pudesse continuar. A combinação IDP+RPA transforma um processo semi-automatizado em um fluxo de trabalho totalmente autônomo.
O setor de logística é caracterizado por um volume massivo de documentos que acompanham o fluxo físico de mercadorias. A automação desses fluxos de informação é crítica para a eficiência operacional.
Casos de Uso: O IDP+RPA automatiza o gerenciamento de remessas, o controle de estoque em tempo real e o processamento de ponta a ponta de pedidos de venda e distribuição.
Documentos Processados: A solução lida com Conhecimentos de Embarque (Bill of Lading - BLs), Comprovantes de Entrega (Proof of Delivery - PODs), faturas comerciais, listas de embalagem (packing lists) e pedidos de compra.
Impacto de Negócio: A automação resulta em uma redução significativa no tempo de ciclo dos pedidos, desde a colocação até a entrega. A extração de dados em tempo real de documentos de remessa proporciona uma visibilidade muito maior da cadeia de suprimentos, permitindo um planejamento mais preciso e a antecipação de problemas. Além disso, a eliminação da entrada manual de dados diminui drasticamente os erros em faturamento e documentação de embarque, evitando disputas e atrasos.
Casos de Uso:As aplicações incluem o processamento automatizado de faturas (contas a pagar), gestão de relatórios de despesas, automação do processo de abertura de contas, análise e processamento de solicitações de empréstimo e hipotecas, e garantia de conformidade com os regulamentos de "Conheça seu Cliente" (KYC).
Documentos Processados: O sistema processa faturas, recibos, extratos bancários, formulários de solicitação de crédito, documentos de identidade (RG, CNH), comprovantes de renda e residência, e contratos de empréstimo.
Impacto de Negócio: A automação acelera drasticamente o ciclo de "contas a pagar", permitindo que as empresas aproveitem descontos por pagamento antecipado. As aprovações de crédito, que antes levavam dias, podem ser reduzidas para horas ou minutos. A validação automática de documentos de identidade e a análise de padrões ajudam a reduzir fraudes e a garantir a conformidade regulatória, minimizando riscos e multas.
O ambiente fiscal brasileiro, com legislação em constante mudança e alto custo de conformidade, representa uma das oportunidades mais críticas e de maior valor para a automação com IDP+RPA. A necessidade de precisão e agilidade para evitar penalidades severas torna a automação não um luxo, mas uma necessidade estratégica.
Casos de Uso: O principal caso de uso é o processamento totalmente automatizado de notas fiscais de entrada (recebimento, validação e lançamento) e de saída. A tecnologia também é usada para a análise de documentos fiscais para garantir a conformidade e para auxiliar no preenchimento de obrigações acessórias complexas.
Documentos Processados:Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas (NFS-e), Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-e), e guias de recolhimento de impostos (DARF, GPS).
Impacto de Negócio:A automação leva a uma redução drástica de erros de digitação e classificação fiscal, que são fontes comuns de autuações. Garante a conformidade contínua com a legislação vigente, libera as equipes fiscais e contábeis de tarefas manuais repetitivas para que possam se concentrar em planejamento tributário estratégico, e mitiga significativamente os riscos financeiros e reputacionais associados à não conformidade.
Esse processo envolveu uma integração de uma IA a um robô RPA para desbloquear possibilidades completamente novas. O objetivo principal é fazer o cadastro de documentos em um sistema como Legal One, Bank Manager, SAP etc. A diferença está na inclusão de informações que antes eram impossíveis, como a cauza raíz do documento, o pedido e as leis que se aplicam no documento.
Análises de mercado demonstram um impacto financeiro expressivo. O custo médio para processar manualmente um único documento é estimado entre 4 e 6 euros. A introdução do RPA para automatizar partes do processo pode reduzir esse custo para a faixa de 1 a 2 euros. No entanto, a implementação de uma solução de IDP, que automatiza a extração e validação de forma inteligente, pode levar o custo para menos de 0,50 euros por documento. Isso representa uma redução de custos de mais de 80% em comparação com o processo totalmente manual.
Hoje o cliente pode processar mais de 1500 documentos por mês com apenas 1 robô. Algo que antes precisaria de um time de advogados. O cliente, além de nós, ficou extremamente satisfeito com o resultado.
O aumento de produção permite melhor tomada de decisão, maior segurança nos dados e no processo, e maiores chances de inovação. Tudo isso pode ser adquirido para sua empresa atráves do nosso trabalho, com rapidez e facilidade.
As operações manuais têm um limite de escala inerente: para processar o dobro de documentos, é preciso, grosso modo, o dobro de pessoas. A automação inteligente quebra essa limitação.
Escalabilidade Elástica: Uma plataforma de IDP+RPA pode processar volumes massivos de documentos com velocidade e precisão constantes, sem a necessidade de aumentar a equipe na mesma proporção. Os robôs de software e os modelos de IA podem operar 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem fadiga ou perda de desempenho, permitindo que a empresa se adapte a picos de demanda sazonais ou a um crescimento rápido sem criar gargalos operacionais.
Eficiência de Processos: A automação permite a execução de tarefas em paralelo e em velocidades sobre-humanas. Processos que antes levavam dias ou semanas para serem concluídos, devido às transferências manuais de informação entre departamentos, podem ser executados em horas ou minutos. Isso resulta em uma melhoria dramática na eficiência geral dos processos de negócio.
Finalmente, é crucial posicionar a empresa não apenas como um fornecedor de tecnologia, mas como um parceiro estratégico na jornada de transformação digital de seus clientes. A evolução da automação não termina com o IDP e o RPA. O próximo horizonte é a IA Agêntica, onde os sistemas não apenas executam tarefas, mas também analisam, decidem e otimizam processos de forma autônoma. A plataforma de automação inteligente aqui descrita é o alicerce fundamental para essa evolução. Ao adotá-la, as empresas não estão apenas resolvendo seus desafios atuais de eficiência, mas também se preparando para competir em um futuro onde a inteligência autônoma será o principal diferencial competitivo. A missão é guiar os clientes nessa jornada evolutiva, garantindo que eles permaneçam na vanguarda da inovação.